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如何有效控制企业对erp系统需求的变更?
发布日期:2019-07-08 14:09:30 来源:宇博ERP

对于行业人士来说,erp系统需求变更对项目成败有重要影响,既不能一概拒绝客户的变更要求,也不能一味地迁就客户,所以实施需求变更之前必须做好控制。但用户需求的变更总是不可避免的,所以我们要以积极的心态去接受和控制用户的需求。那么,如何有效控制企业对erp系统需求的变更呢?往下看:

如何有效控制企业对erp系统需求的变更?

1、合同约束

需求变更给erp系统实施带来的影响是有目共睹,所以在与用户签订合同时,可以增加一些相关条款,如限定用户提出需求变更的时间,规定何种情况的变更可以接受、拒绝或部分接受,还可以规定发生需求变更时必须执行变更管理流程。虽然erp系统项目合同很难在签订之初就能够精确定义每项需求,单靠合同是帮不上忙的,但也不能忽视合同的约束力。

2、建立需求变更审批流程

要明确需求变更审批环节、审批人员、审批事项、审批流程等。目的有两个:一是将客户下达变更的流程尽可能地规范化,减少张嘴就来的非必要、非紧急、非合理、非高层领导意图的“无效变更”。二是留下书面依据,为今后可能的成本变更和索赔准备好“变更账”。凡未履行审批程序的“变更”,一律是无效变更不予受理。

有效的需求变更流程应该包括确认变更、评估变更的价值、分析变更对项目的影响,以及提交给双方高层进行评价以确定是否执行变更。变更请求必须有书面材料,当用户发现由于业务变化而引起的需求变更,需要提出书面申请。这样对所有的变更,双方的项目负责人都能做到心里有数。而且用户在递交书面变更申请时比较慎重,一般都在内部经过讨论后进行,这样减少了因用户内部看法不同导致的反复变更。

3、对于零星变更,集中研究、批量处理

每周或每两周甚至每月召开一次erp系统需求变更专题会议,集中研究处理这些零碎变更事项,主动控制好工作节奏,尽量避免由于处理零碎变更而影响项目运行的总体进度。例如向客户正式提交一份各阶段需求变更的完成计划,注明变更引起的时间、成本、工期的代价和增加的工作量。要求客户配合需求变更计划,确定变更时限,控制变更规模,过时变更不候,离谱的变更不做,保大局弃小变。所以在前期要规划好需求,以防止需求变更,给项目实施人员带来困难,给系统带来不必要的麻烦。

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