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五金企业ERP效果评估过程中发现的几个问题
发布日期:2018-04-02 13:32:01 来源:宇博ERP

最近受一家企业所托,对他们使用的ERP效果进行评估。这不查没感觉,一查吓一跳。这家企业存在的问题还真多。笔者下面将这家企业的业务做一个简单的介绍,然后再将它们存在的问题做一下分析。

接受评估的这家企业,是一家外资企业。其主要从事五金工具的销售,业务形态主要是外贸加简单的装配和包装。从业务的性质来看,是接单型的生产。接单客户订单后,从国内购买零件,然后进行组装和包装,再出口。中国作为五金工具的大出口国,这种业务形态的企业还是很多的。故笔者选这样一个企业进行ERP项目的评估,具有很大的借鉴性。

问题一:成品编码直接使用客户的编码

接单型生产企业,由于没有自己的自主品牌,为此在成品信息的编码上,太过于依赖客户。这家企业就是如此。他们在成品的编码上,采用的是客户的编号。如在成品的品号直接使用了客户的编号。此时由于客户的编码各种各样,在企业ERP系统中成品的编码也是多种多样。这不利于企业后续信息的管理。如可能不同的客户之间编号有重复的情况,这是系统所不允许的。

应对措施:

企业之所以要采用客户的编码,这主要是考虑到,企业在输入订单、产品出货等多种单据上,都需要使用客户的编码。如果使用自己的编码的话,管理起来不方便。笔者认为这种考虑有一定的道理,但是不全面。毕竟这只涉及到少量的用户。而企业内部的采购、生产等部门,都希望有一个统一的编码规则,以方便他们记忆。

在ERP系统中,针对这种情况其实都有现成的解决方案。笔者建议,对于所有的成品,企业要根据自己公司的实际情况,设置一个公司内部的编码原则。一般在产品信息窗口中,还以有一个客户编号的字段。用户可以将客户的编号在这个字段中输入。然后在输入销售订单时,即可以按客户的编号来输入、也可以按公司自己的编号来输。在出货时,也可以设置在出货单据上显示的是客户的编号(通常情况下客户要求出货单据上显示他们的编号)、还是公司自己的编号,或者两者都显示。然后其它部门,如采购、生产等等,都可以选择使用自己公司的编码。

问题二:销售订单号码采用客户的订单号码

这家五进外贸型生产企业,内部的销售订单与客户的订单是一一对应的。为了方便起见,他们在销售订单编码时,直接采用了客户订单的编码。在数据量比较少的时候,这种编码方式并不见得有什么不妥。可是两三年过去之后,问题就出现了。由于客户的数量比较多,为此订单号码就稀奇古怪。销售部门、采购部门、生产部门、出货部门、销售部门等相关人员在沟通时,就非常的麻烦。在传递单据信息时,总需要随身带个本子。这对于相互之间的沟通非常不利。

应对措施:

笔者建议,公司内部的单据需要有自己的编码原则。这不仅仅是沟通上的需要,也是管理上的需要。如出于审计方面的要求,企业内部单据,如销售订单,最好有连续的编号。这在后续企业内部审计时,能够帮助管理者是否有多计或者少计销售收入。而且销售订单的单据编码统一,也方便企业内部员工的记忆。

至于客户的订单号码,在系统中也可以解决。如在销售订单上,可以显示客户的订单号码。然后在出货时,可以通过销售订单转出货单作业,将客户的出货单号带到出货单上。这么做的话,即能够满足企业日常办公的需要,也能够满足客户管理上的要求。对于这些类似的问题,在系统中都有对应的解决方案。没有必要将客户的那一套东西一成不变的带过来。

问题三:手工采购订单脱离了与销售订单的关联

接单型的生产企业,在采购环节中,很重要的一个特点就是大部分物料都是根据销售订单来采购。即采购订单与销售订单之间也有很直接的关联。此时就可以根据销售订单去追踪物料的到料情况,并安排相关的生产计划。这本来是一种很好的管理途径。但是在实际工作中,由于手工订单的存在,导致采购订单与销售订单之间脱离了关系。当销售订单与采购订单之间的链条断掉时,在管理上就会出现种种问题。如无法准确统计销售订单的采购成本、无法根据销售订单来追踪物料等等。

应对措施:

企业用户为什么在系统中要开手工采购订单呢?这有很多种原因。不同的原因需要采用不同的解决方式。笔者这里举两个比较典型的例子。各位读者可以举一反三,找到合适自己的解决方案。

一是采购分单导致的手工采购订单。如现在某个原材料,数量比较多,假设有十万套。此时如果交给一个供应商来进行生产,交期上可能来不及。此时采购就会考虑将这个原材料分别下给两家以上的供应商。可是从销售订单-请够单-采购单这个链条中,其默认都只是下给一家供应商。用户在操作时,是先更改采购订单的数量,然后将剩余的材料再手工开单,下给另外一家供应商。这就是问题的症结所在。针对这种情况,笔者的建议是,可以再跑一次请购单到采购单的作业。在采购订单上更改数量并审核之后,请购单上的请购数量与采购数量就对不上。此时就可以让系统再走一次请购转采购的流程,让系统再将剩余的数量自动生成一张采购订单,这也就是说,一张请购单对应多张采购订单。其实这么操作工作量并不没有增加。因为采购订单不需要手工下,系统仍然可以自动生成。而保证了销售订单与采购订单之间的链条关系。

二是采购订单作废导致的手工订单。在实际工作中,由于种种的原因,采购订单会有作废的情况。如供应商不能够按时交满所有的货物或者质量不令人满意,此时采购订单就会有作废或者部分作废的情况。用户在操作时,他们会将作废的数量,通过手工开单的形式交给其他供应商生产。这也是导致手工订单存在的一个原因。针对这种情况,其实解决起来也并不难。用户可以先将原有的采购订单作废(如果只有采购订单中的某一项物料有问题,可以将采购订单行单项作废)或者重新打开采购订单(只要没有交货,用户就可以直接对采购订单撤销审核,然后更改供应商)。如果采取作废的形式,那么在物料申购单上其申请的数量与采购的数量就会不一致,用户可以重新走一次流程,来生成采购订单。这么操作就可以保障销售订单与重新下的采购订单之间的关联,从而方便后续物料的追踪动作。

另外在实际工作中,由于新供应商没有及时审核(新供应商可能要多个部门审核后才能录入到系统中)、价格的限制(采购订单价格有最高的限制,而供应商不同意这个价格,正在协商)等原因,也会造成手工订单的情况。这些内容主要是管理流程上的问题,光靠系统还很难解决。总之,实施顾问在维护采购订单时,要做到无单采购的限制。在ERP系统运行到一定的阶段,这个控制还是做的到的。执行无单采购的限制之后,就能够有效的解决销售订单与采购订单脱节的问题。

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