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中小企业要防范ERP项目的死结
发布日期:2017-09-08 13:26:23 来源:宇博ERP

为什么ERP系统发展到现在,仍然有这么多的中小企业上了ERP项目效果不明显,甚至以失败告终呢?笔者分析了很多案例,最后总结了其中几点原因是ERP上线不明显的致命死穴,希望能够通过这篇文章,对提高ERP项目在企业中的实施效果有所帮助。

死穴一:没有找到合适的突破点,项目进展缓慢

俗话说,一鼓作气,再而衰,三而竭。在ERP项目中,最担心的就是项目不能马上进入状态,不能在最短时间内取得阶段性成果。

实话说,无论企业先期工作做的多好,企业文化有多么的先进。在推进ERP项目的时候,员工对于ERP系统的阻力是很大的,因为他们担心EPR系统会改变他们即得利益的分配;老员工会担心上了ERP系统之后失去了他们的经验优势;普通原则则会担心会增加他们的工作量等等。而在项目初期,员工的工作量确实会成倍的增加,这更加加大了他们对于ERP系统的排斥心理。所以,若不能够在短时间内让企业员工感受到ERP系统带来的益处,或者至少要让他们能够相信ERP系统可以给他们带来额外的利益的话,则这个排斥心理会越来越大。即使可以通过行政命令来压制他,但是,作用也有限;最重要的时候,项目相关工作的质量无法保证。

所以说,我认为无论是企业还是项目外部实施顾问,若不能够在短时间内找到突破点、打开局面的话,那对于这个项目来说,难度会越来越高。故笔者认为,这是ERP项目的第三个死穴。

不过话说过来,在项目起初的时候,给员工一些“奶糖”吃吃,让他们感受一些ERP系统的优异之处,这也不是什么难事。如笔者在给企业实施ERP项目的时候,就常常会寻找用户迫切关心的问题当作项目的突破点。先用这些问题来收拢人心。

如我在给一家电动工具实施项目的时候,笔者发现销售人员很关心一个返单的问题。也即是说一些老客户会下一些重复性的订单,这些订单数量不少很多,但是产品却不少,一般都在一百个以上。而且,一般一个月就会下一到两次左右。若每次下订单的时候,都要手工输入的话,那明显工作量会很大。而以前用Excle表格做的话,只需要整张订单复制粘贴即可。他们担心上了ERP系统之后,这个工作工作会比他们先前的麻烦。我了解到这个情况后,就告诉他们系统中有一个订单复制功能,只需要在ERP系统中先做好一张订单的模板,然后就可以根据这个模板来生成销售订单。其订单中的产品跟模板中的一模一样。若实际订单根模板订单不一样的话,还可以做一些修改。同时,也可以从其他订单中复制。所以,利用ERP系统来处理这种返单的话,会比Excle系统更加的方便。而且,我还让销售人员亲自操作系统,让他们消除这个疑虑。通过这些努力,我就可以让销售人员打消他们的顾虑,就可以取得他们对于项目的支持。

类似的例子还有很多,要这么做难度也不是很大。现在的困难就在于实施顾问需要“火眼金睛”,能够发现这些用户担心的问题,把他们作为突破点,以取得员工对你以及这个项目的信任。

一般来说,我们可以把一下这些内容当作我们的突破点。

一是在项目需求调研过程中用户所反映的问题。我们虽然在项目初期不需要解决所有的问题,但是,我们可以挑选每个部门的相对容易实现的需求。先把这些需求在系统中模拟出来,然后给他们进行演示。最好的话,能够让企业员工进行实际的操作。这种方法虽然会占用一定的项目时间,但是,这可以在短期内取得大家对这个项目的支持。这就好像你去抱别人的小孩的时候,小孩子不认识你,你去抱他就会哭,因为他对你有排斥感。但是,你若拿些糖去哄哄小孩子的话,他就会让你抱了,也会叫你了。其实,员工刚开始对ERP系统也是不熟悉的,也像小孩子一样对它有排斥感。所以,我们需要制造出一些“奶糖”,去哄哄这些员工。这对于推动后续的项目,会有积极的作用。

二是根据我这么多年的项目经验,我觉得员工最担心的是上ERP项目会增加他们的工作量。我在跟他们沟通中,他们顾虑的就是,上了ERP系统之后,不但工作没有比以前简便;而且加了条条框框之后,还会比原先的更加复杂,工作量更加的大。所以,我觉得在项目的实施前期,要从一些重复性工作出发。因为说实话,让重复性的工作化繁为简,这是ERP系统的强项。如单据之间的复制、报表的制作等等。若是手工去做的话,会花费比较多的时间;而利用系统来做这些有规律性的重复性工作,则可以节省大量的时间,甚至只需要原先工作时间的几十分之一即可。所以,我们也可以把这些重复性的工作当作ERP项目的突破点,让员工在最短时间内感受到系统的优势。

总之,笔者认为对于ERP项目来说,实施顾问需要学会在最短的时间内,找到突破点,以拉拢人心。不然的话,实施顾问这个空降兵,人家凭什么要听你的呢?

死穴二:新的需求无休止的涌现,导致项目计划不断的变更

当员工对ERP系统越来越熟悉,从陌生到熟悉的过程中,他们会提出更多的新需求。如企业刚开始没有交货期管制的需求。后来在系统中他们发现了可以对交货期进行控制,他们觉得这个管理是必要的,就提出需要对供应商的交货期进行控制。但是,他们认为系统中的控制比较严格,所以,他们希望能够对这个交货期不要限制的这么死。如在正常交货期的前后五天都是允许的。类似的在需求调研过程中没有提到的需求,随着企业用户对于系统的熟悉,会纷纷的冒出来。我们实施顾问若不能够处理好这些新涌现出来的需求的话,则很可能被企业用户牵着鼻子走,而无法按照项目计划来推进ERP系统。

如笔者最近在给一家注塑企业实施ERP系统的时候,也遇到了这种情况。在ERP系统中,我们都知道,对于一些连续性材料或者大批量发的材料,可以通过自动扣料的方式来加强对这种材料的管理。在这家注塑企业中,要大批量的用到一种叫做PVC的材料,它就是一种连续性的材料。在需求调研的过程中,企业并没有谈到这个材料的管理中会存在什么困难。而我也担心自动扣料过滤繁琐,所以,也没有主动提起通过自动扣料来管理这些材料。后来在系统培训的时候,他们看到了自动扣料这个作业,觉得这个管理功能不错,可以解决他们仓库管理员对这部分材料追踪失控的问题。所以,在ERP系统快要模拟运行的时候,他们提出了要增加这个需求。

对于这种情况,任何一个实施顾问都会感到头痛,我也不例外。不过客户是上帝,用户提出来的问题,我们总要帮助解决。但是,若现在再对自动扣料进行需求分析、流程整理、系统培训等工作的话,则很明显会影响后面的项目进度。为此,我对客户的建议是,这个作业你们可以上,但是不是现在。我们可以把它放在项目的第二阶段实施。如可以把它跟ERP系统的成本模块放在一起实施。因为这家企业除了一些ERP的基本模块外,还上了ERP系统的成本模块、排程管理模块等等。而这些模块的话,一般都是在第二期实施。为了不影响项目的总体进度,所以,我建议用户放在后面的阶段跟其他的模块一起上。当然有的时候,客户不会买你的帐。此时,我们可以对客户进行一些“善意的谎言”。可以说这个作业要依赖于其他的模块;其他的作业运行不准确的话,则这个作业即使用起来,数据也不会准确等等。我们这个善意的谎言不是说要推托责任,而是为了保证ERP项目能够在规定的时间内上线,是从大局上进行考虑。

所以,笔者对这些后期涌现的新需求的处理有两个原则。一是一般都放在下一期进行处理,除非这些新需求比较简单不会影响到原有的项目计划。二是在下一期的项目过程中,要把这些需求当作新一轮项目的突破点来抓。

总之,我认为我们项目的整体计划不能够被这些意外需求所打乱。而且,也不能够纵容企业用户在后期不断的提新需求。他们这么做的出发点固然是好,至少可以知道他们开始在思考。但是,若这么纵容企业用户的话在,则很可能会导致ERP项目的失控,打乱其正常的项目进度。要知道,在ERP项目的第一阶段,让项目在规定时间内上线是非常重要的。若第一阶段这一工作把握的不好的话,在后期几个阶段的项目中,大家就会把项目延期看作是家常便饭。项目几乎就会对他们失去约束力。所以,在项目中后期,企业不断涌现新需求,而实施顾问又不能够有效处理的话,则这就成为了ERP项目的死穴之一。

死穴三:不重视基础数据,项目无功而返

俗话说,三分软件,七分实施,十二分数据。可见,基础数据在ERP项目的重要性。可惜的是,仍然有不少的企业,在ERP项目的实施过程中,忽视基础数据的重要性。对此,他们常常是一种应付的态度。

如笔者不久之前负责过一家企业的ERP项目。虽然这家企业的ERP规模比较小,只采用了销售、生产管理、仓库管理、财务管理等一些基本的模块。不过,麻雀虽小,五脏俱全。基础数据仍然是这些模块运行的必备条件之一。但是,当他们把整理好的基础数据给我看时,我差点没被他们气的吐血。他们的整理的基础数据实在不让人苟同。

一是基础数据陈旧。他们整理的产品基本信息,有近十万条。可是,根据我前期对他们的了解,他们现在在用的产品信息也就2000条左右。这多出来的产品信息,都是很久以前用过的,现在已经基本淘汰不用了的。原来叫他们去整理产品基本信息,它们就把以前做的EXCLE表格资料一股脑的给我搬了过来。若这么多的信息一成不变的导入到ERP系统中去的话,则ERP就成为了垃圾回收站了。

二是基础数据错误百出,特别是基础数据重复性现象严重。我把收到的资料按名称排序,发现有不少的产品信息,名称、规格等完全一致,但是,产品编码却不同。问企业用户这是怎么回事情,他们说可能是编码重复了。可见,他们把这些基础资料整理好之后,根本没有进行检查,连这些明显的错误都没有发现。

三是数据编码比较随便。如在产品规格信息填写时,一会儿是按颜色、材料、尺寸排列,一会儿又是按尺寸、材料、颜色排列。编码格式如此混乱,会给ERP系统的正常运行带来很大的阻碍。

为此,笔者在项目的实施过程中,不得不抽出一天的时间,给企业项目小组成员谈该如何整理这些基础资料。包括应该挑选有用信息、如何制定编码原则,以及基础数据必须保证一定的准确性等等。因为笔者知道,若基础数据不准确的话,项目很可能会无功而返。即使数据导入ERP系统了,在后面操作中,也会因为基础数据的不准确,而对此进行重新整理。所以,企业项目小组负责人,在项目一开始就要把好基础数据这一关,否则的话,吃亏的还是企业自己。

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